Нашим первым шагом стала диагностика функционала сотрудников и их рабочих мест, продлившаяся около месяца. В процессе анализа мы выявили подразделения, работа которых требует постоянного присутствия в офисе и тишины – бухгалтерия, к примеру, а также департаменты, сотрудники которых по долгу службы находятся в постоянных разъездах и проводят в офисе в общей сложности не более 2-3 часов. Как итог – мы получили четкий график, содержащий информацию по общему количеству сотрудников, а также специфики их деятельности. Здесь же учитывалась статистика по отпускам и больничным сотрудников. Исходя из полученных сведений, возникло понимание, как по-новому формировать пространство для нашей деловой жизни. Так, для сотрудников, проводящих основное количество времени в офисе, были запроектированы закрепленные рабочие места, которые удовлетворяли бы потребности человека в личном пространстве. Для «мобильного» персонала мы предусмотрели временные рабочие места, которые расположили в open-space по современным образцам, - приходя на работу, сотрудник занимает любое удобное место, подключаясь к удаленному рабочему столу, а все личные вещи при этом хранит в специально отведенном персональном шкафчике. Ни один agile-офис не может обойтись без проектных студий – общие оснащенные медиа-решениями пространства, поддерживающие работу небольших проектных групп, а также неформальных зон, включающих помещения для переговоров, релакс-зоны, кофе-поинты. В итоге нам удалось организовать новый офис так, чтобы он был приспособлен под каждого сотрудника.

Любое agile-пространство должно содержать 4 вышеперечисленных типа помещений (Я/Личное пространство; Я/Совместное пространство; Мы/Личное пространство; Мы/Совместное пространство), их необходимо оборудовать должным образом. Здесь речь идет, прежде всего, о современной инженерии, IT-инфраструктуре, удобной мебели, наличии поверхностей, на которых можно записывать ключевые идеи, возникшие в ходе переговоров и многое другое. В нашем agile-офисе для удобства сотрудников мы использовали разноуровневую мебель интересных расцветок и материалов: барные стулья, кресла-мешки, классические диваны (кожаные и тканевые), а еще предметы мебели из звукоизоляционных материалов. Чтобы сделать пребывание в офисе комфортным и интересным, важно предусмотреть различные «фишки», способные в будущем стать настоящей визитной карточкой компании. К примеру, в нашем офисе одной из таких «фишек» стал кинотеатр и огромная черная стена, с нарисованным на ней мелом деревом, олицетворяющим ценности компании. Впоследствии на этой стене смогут появляться и другие рисунки. Модернизируя пространство по принципам agile, важно учитывать, что, прежде всего оно должно быть гибким и легко подчиняться трансформациям под нужды компании и сотрудников, работающих в ней.

Ощутимого эффекта удалось добиться всего за несколько месяцев функционирования нашего agile-пространства – благодаря ему мы в первую очередь простимулировали командную работу. При появлении в офисе специализированных зон, люди стали чаще собираться для обсуждения различных инициатив, что привело к рождению новых идей и проектов.

Квадратные метры – именно та статья расходов, на которой можно сэкономить, если применять agile-подход. Дело в том, что среднее количество метров в офисном пространстве на человека в крупной компании колеблется от 12 до 40 кв. м. В нашем случае речь шла об 11 кв. м. Благодаря agile-подходу мы сумели сократить этот показатель до 6,5 кв. м за счет эффективного распределения рабочих мест по назначению. Важно, что эта экономия гарантирует нам окупаемость вложенных в проект средств в течение полутора лет.

Кроме того, agile-подход позволяет существенно сократить сроки реализации того или иного проекта. Например, раньше нам приходилось писать техническое задание по каждой задаче, а длительные процессы сложных согласований растягивали ее реализацию минимум на два года. Теперь мы больше не тратим времени на подписание бумаг и формализацию отношений – процесс согласований внутри компании максимально облегчен, также как и процесс обсуждения деталей с подрядчиком – оналйн, у нас в офисе. Приходите в гости, проверяйте на себе!